2008年03月10日

やってはいけない、ビジネスメールの御法度。

IT時代のこのご時世、メールを送らない事はないって言うぐらい、メールをよく使うわけですが、皆様正しいメールの書き方を知っていますでしょうか？文章の書き方、敬語・丁寧語・謙譲語はもちろんそうですが、その前に知っておくべきルールがございます。

敬語・丁寧語・謙譲語の書き方の前に、まずメールのルールというのを覚えておきましょう。

◆HTMLメールを送る。

HTMLメールは、ウイルスや不正なスクリプトが仕掛けられるので、避ける。しかしOutlookは標準でHTMLメールなので、よっぽど注意をしている人で無いと、設定しないのが現状。

◆添付ファイルは極力ダウンロードで

1メガ2メガならいいが、10メガ20メガのファイルを添付するのは迷惑である。相手が受信するのにも時間がかかり、送信中にエラーで戻ってくる可能性もある。でかいファイルは、宅ファイル便や、YAHOOのブリーフケースを利用しましょう

■Yahoo!ブリーフケース

◆特殊なファイル形式で送ってしまう

excelやWordはたいていインストールされているかもしれないが、Accessやらその他謎のファイル形式は、相手が読めない可能性がある。他の形式に変換できればすることが相手に優しいものである。

◆無意味な改行

お世話になっております

秒刊SUNDAY

湯川です。

さて、以前お送りいたしましたサンプルの画像ですが

とまあ、これはいちいち改行がうざい訳で、もう少し改行に気を使うべきである。見やすい改行とは、文章と文章をちゃんと分けて改行するのがベストである。

お世話になっております
秒刊SUNDAY 湯川です。

さて、以前お送りいたしましたサンプルの画像ですが

◆短文

OKです。
了解。

これは、なるべく親しい人で無いと、そっけない奴だなと思われてしまうので注意です。

◆署名なし

署名を入れておくと、メールとしての意義がでてくる。
逆に無いと、チャットと変わりが無い。

◆返信履歴なし

会話の履歴を表示できるのはメールのよいところである。
返信履歴を表示させてあげるといつでも、読み返すことが出来、意思疎通の不一致を
回避できる。

◆関係のないメールに返信

まったく関係のないメールに返信するのは、相手に迷惑である。
タイトルと全然ちゃうやんけ！と、思ってしまうほか、後々送信したメールを見失う恐れがある。

◆もらったメールに別件を書く場合

いただいたメールで恐縮ですが。
これを記述るべきである。
メールをうつと必ず何か言ってくる嫌な奴だなと思われるのを、少しは和らげる効果がある。

◆重要マーク

何か威圧的な感じがしませんか？

◆アウトライン済みのイラレデータを送る

テキストデータをくださいといわれ、アウトラインを引いてあり、まったく使えないデータを送ってしまう。
よくあるが、メールには関係ないですね。
しかし、コレと似たような現象はしばしばあります。

◆Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:取材の件

もう元の件が何だかわからなくなる。

◆Re:

怪しい。
スパムメールかとおもう。
実は案外、母親だったりすることもあるが、余計な心配をさせてしまうのでやめて欲しいものである。

ということで、明日からメールにチョット気を使ってみましょうか。